CONDITIONS GÉNÉRALES VAN DER VALK HOTEL BEVEREN BON DE COMMANDE ET FACTURE

ARTICLE 1 – CONFIRMATION DE COMMANDE

1.1 Seule la confirmation de commande signée par VAN DER VALK BEVEREN NV (ci-après « Hotel Beveren ») engage l’établissement. L’exécution se fait exclusivement selon les conditions générales reprises dans le bon de commande et/ou les factures, à l’exclusion des conditions du client, même si celles-ci sont communiquées ultérieurement. Le contrat ne naît qu’après confirmation écrite par Hotel Beveren. Un début d’exécution vaut confirmation, sauf s’il intervient sous réserve. Les commandes prises par un représentant ou un employé ne sont valables qu’après confirmation écrite par une personne habilitée. À défaut, Hotel Beveren n’est pas lié vis-à-vis du client ou de ses participants et peut considérer l’événement comme inexistant, libérer les chambres et les espaces, ou les mettre à disposition de tiers. 1.2 Toute annulation doit être faite par écrit ou par email (sales@hotelbeveren.be). Elle n’est valable qu’après acceptation écrite de l’hôtel. En cas d’annulation, le client doit une indemnité forfaitaire :

• De la signature jusqu’à 3 mois avant l’événement : 25 % du montant total ou de l’acompte.
• Entre 3 et 2 mois : 50 % du montant total.
• Entre 2 mois et 10 jours : 75 % du montant total.
• À partir de 9 jours : 100 % du montant total. Le client/organisateur reste responsable des chambres qu’il a réservées. Les chambres non utilisées doivent être annulées à temps ; les conditions ci-dessus s’appliquent. En cas de no-show, la chambre est facturée à l’organisateur, éventuellement compensée par une garantie versée.

1.3 Toute diminution du nombre de participants et/ou de chambres doit être faite par écrit ou email.

• Jusqu’à 60 jours avant : annulation gratuite de 40 % du total. Au-delà, le surplus est facturé.
• Entre 59 et 30 jours : annulation gratuite de 30 %.
• Entre 29 et 10 jours : annulation gratuite de 10 %.
• Entre 9 et 4 jours : annulation gratuite de 5 %.
• À partir de 3 jours : aucune annulation gratuite ; les chiffres sont définitifs.

1.4 Les offres sont valables 14 jours, sauf disposition contraire. 1.5 Après signature par le client et acceptation par Hotel Beveren, toutes les obligations entre parties sont régies exclusivement par ce contrat, qui remplace tout accord antérieur. Toute modification doit être faite par écrit ou email et acceptée par les deux parties. Les accords oraux ne sont pas valables. Le client reconnaît l’ensemble des conditions ci-dessus et s’engage à les respecter.

ARTICLE 2 – DESCRIPTION DES BIENS / SERVICES

2.1 Les biens/services sont fournis tels que définis dans le bon de commande ou sur la facture. 2.2 Au plus tard 14 jours avant la date d’arrivée, le client doit fournir une liste détaillée indiquant l’occupation (simple/double) et les noms des participants. Lorsqu’un système de réservation individuelle est utilisé, un quota de chambres est placé en option. Les chambres non réservées sont libérées 14 jours avant l’événement. En cas d’annulation totale de l’événement, le client reste responsable des chambres sous option ; les conditions d’annulation s’appliquent. En cas de no-show, la chambre est facturée à l’organisateur.

ARTICLE 3 – PRIX

3.1 Le prix applicable est celui indiqué sur la facture, sauf adaptation nécessaire liée à l’évolution des coûts fixes ou variables (matières premières, salaires, énergie), conformément aux normes légales. Le nouveau prix indiqué sur la facture prévaut. 3.2 Les prix s’entendent TVA comprise. 3.3 Les prix n’incluent pas les frais de livraison, transport, assurance, ni les taxes de séjour, sauf mention contraire.

ARTICLE 4 – DIVERS

4.1 Augmentation du nombre de participants Si le client informe l’hôtel moins de 5 jours avant la date prévue d’une augmentation du nombre de participants, l’hôtel fera des efforts raisonnables pour fournir les services adaptés, sans responsabilité en cas d’impossibilité complète. Le nombre exact doit être confirmé 3 jours ouvrables avant l’événement, conformément à l’article 1.3.

4.2 Matériel audiovisuel et informatique Le matériel fourni par Hotel Beveren est sous la responsabilité du client pendant toute la durée de l’événement. Le matériel propre au client ou loué auprès de tiers relève entièrement de sa responsabilité. Le client doit retirer son matériel en fin d’événement. L’hôtel décline toute responsabilité pour les objets laissés sur place.

4.3 Salles de conférence L’hôtel peut reloger l’activité dans une autre salle si le nombre de participants change ou si une salle plus appropriée se libère. Le client en est informé.

4.4 Check-in / Check-out Check-in à partir de 15h00. En cas d’arrivée anticipée, une mise à disposition anticipée peut être tentée sans garantie. Check-out officiel : 11h00. Tout dépassement est facturé et dépend de la disponibilité de la chambre. Chaque invité doit présenter une pièce d’identité valable.

4.5 Départ anticipé Si le client ou ses participants quittent l’hôtel avant la date prévue, l’hôtel peut facturer l’ensemble des nuits et services restant au tarif contractuel.

4.6 Horaire Le client s’engage à respecter les horaires prévus. Toute prolongation ou coût supplémentaire causé par le non-respect peut être facturé.

4.7 Choix du menu Le menu final doit être communiqué 10 jours avant l’événement. À défaut, l’hôtel peut sélectionner lui-même un menu pour garantir la préparation. Toute modification dans les 7 jours avant l’événement peut entraîner des frais supplémentaires.

4.8 Demandes supplémentaires Seules les demandes expressément acceptées par écrit par Hotel Beveren font partie du contrat.

ARTICLE 5 – RESPONSABILITÉ

5.1 L’hôtel n’est responsable qu’en cas de faute intentionnelle ou grave. 5.2 Le client doit souscrire une assurance responsabilité civile couvrant l’événement. Les participants doivent se comporter correctement et respecter le règlement intérieur. Toute nuisance, dommage ou vol entraîne une indemnisation. Les activités à caractère extrémiste, illégal ou perturbateur sont interdites. Le client est responsable des dommages causés par ses participants. L’hôtel n’est responsable ni du vol, ni de la perte, ni de dommages aux biens du client ou des participants, ni des dommages corporels.

ARTICLE 6 – FOURNITURE DES SERVICES

Toute plainte doit être envoyée par lettre recommandée dans un délai de 5 jours après exécution. Toute signature des documents de prestation constitue une preuve irréfutable de bonne exécution.

ARTICLE 7 – PAIEMENT 7.1 Paiement comptant jusqu’au maximum légal de 3 000 €. 7.2 Les factures doivent être payées nettes ; rabais et frais bancaires à charge du client. 7.3 En cas de retard ou de non-paiement :

• Indemnité forfaitaire de 10 % (min. 50 €).
• Intérêts de retard : 2,25 % pour particuliers, 8,8 % pour B2B, par mois entamé. 7.4 – 7.5 Tout retard rend exigibles toutes les factures même non échues et annule les facilités de paiement. 7.6 Les lettres de change n’impliquent ni novation ni modification des conditions. 7.7 Toute contestation doit être communiquée par recommandé dans les 5 jours suivant réception. 7.8 L’hôtel peut exiger un ou plusieurs acomptes, payables dans les 14 jours suivant confirmation. Le non-paiement autorise l’hôtel à annuler l’événement, avec application des frais de l’article 1.2. 7.9 L’adresse de facturation mentionnée dans le contrat est contraignante. 7.10 Si l’hôtel facture des participants individuels à la demande du client, ce dernier reste solidairement responsable du paiement intégral.

ARTICLE 8 – NON-EXÉCUTION ET MESURES

En cas de manquement du client, l’hôtel peut résilier le contrat unilatéralement après une mise en demeure restée sans effet durant 8 jours. Dans ce cas, une indemnité de 50 % des montants qui auraient été dus est payable. Si l’hôtel ne peut mettre à disposition les chambres ou installations prévues, il doit en informer le client et fournir des alternatives équivalentes dans l’hôtel comparable le plus proche. Seule la différence de prix est remboursée. Le client doit indemniser l’hôtel contre toute réclamation éventuelle des participants.

ARTICLE 9 – PRÉVENTION INCENDIE ET SÉCURITÉ

Sorties de secours toujours dégagées ; portes coupe-feu fermées lorsque requis. Matériaux inflammables interdits sans autorisation écrite préalable. Décorations : matériaux ignifuges. Installations électriques non surchargées. Équipement incendie non détourné. Interdiction de fumer respectée. Sécurité privée externe : entreprise agréée, personnel conforme à la loi, liste et statut communiqués à l’avance.

ARTICLE 10 – GARANTIES

En cas de doute quant à la solvabilité du client (retards, saisies, etc.), l’hôtel peut exiger des garanties. En cas de refus, l’hôtel peut annuler la commande, avec frais conformément à l’article 1.2. Les biens du client présents dans l’hôtel peuvent être retenus comme garantie.

ARTICLE 11 – FORCE MAJEURE

Tout cas de force majeure libère l’hôtel de ses obligations sans indemnisation. Exemples : accidents, pannes, intempéries, incendie, grèves, lock-out, vol, terrorisme, entraves de circulation. La force majeure chez un fournisseur tiers s’applique également.

ARTICLE 12 – NULLITÉ

La nullité d’une clause n’affecte pas le reste du contrat. Les parties remplaceront la clause nulle par une clause valide correspondant à l’intention initiale.

ARTICLE 13 – RÈGLEMENT DES LITIGES

Compétence exclusive du juge de paix de Beveren-Waas ou des tribunaux de première instance/entreprises de Dendermonde, sauf dispositions impératives de protection des consommateurs. Le droit belge s’applique exclusivement. Frais de recouvrement, y compris honoraires d’avocat, à charge du client.

ARTICLE 14 – VIE PRIVÉE

Renvoi à la politique de confidentialité : www.hotelbeveren.be/privacy Toute participation à un restaurant, salle ou événement implique l’autorisation d’utiliser les images prises à des fins promotionnelles.