1. Vermindering van deelnemers en/of kamers voor evenementen:

  • Alle verminderingen van aantal deelnemers en/of kamers dienen schriftelijk te gebeuren.
  • Tot 60 dagen voor het event, kosteloze annulatie van 40% van het totale aantal gasten. Indien meer dan 40%, dan zal dit deel in rekening worden gebracht.
  • Tussen 59 en 30 dagen voor het event, kosteloze annulatie van 30% van het totale aantal gasten. Indien meer dan 30%, dan zal dit deel in rekening worden gebracht.
  • Tussen 29 en 10 dagen voor het event, kosteloze annulatie van 10% van het totale aantal gasten. Indien meer dan 10%, dan zal dit deel in rekening worden gebracht.
  • Tussen 9 en 4 dagen voor het event, kosteloze annulatie van 5% van het totale aantal gasten. Indien meer dan 5%, dan zal dit deel in rekening worden gebracht.
  • Vanaf 3 dagen voor het event is geen kosteloze annulatie meer mogelijk en is het aantal definitief.

2. Annulatie van evenementen:

  • Alle annulaties dienen schriftelijk te gebeuren.
  • Vanaf de ondertekening van het contract tot 3 maanden vóór het event, zal 25% van het totaal bedrag of het betaalde voorschot in rekening worden gebracht.
  • Tussen 3 maanden en 2 maanden voor het event, zal 50% van het totaal bedrag in rekening worden gebracht.
  • Tussen 2 maanden en 10 dagen voor het event, zal 75% van het totaal bedrag in rekening worden gebracht.
  • Vanaf 9 dagen voor het event, zal 100% van het totaal bedrag in rekening worden gebracht.

3. Kamerreservaties:

  • De klant dient uiterlijk 14 dagen voor de voorziene aankomstdatum aan Van der Valk Hotel Beveren NV een gedetailleerde lijst over te maken, met de vermelding per kamer met de volgende gegevens: de bezetting (enkel, dubbel) en de naam/namen van de desbetreffende deelnemer(s).
  • Bij events waarbij de gasten zelf moeten reserveren en er dus een aantal kamers in optie worden geplaatst, worden 14 dagen voor het event de niet opgenomen kamers weer vrijgegeven. Indien de klant het volledige evenement annuleert, zal de klant ook garant staan voor de kamers die in optie werden genomen. In dit geval zijn de annulatie voorwaarden van toepassing zoals hierboven vermeld.

4. Deposit en facturatie:

  • Betaling van de factuur gebeurt binnen de 14 dagen na factuurdatum.
  • De betalingsdetails staan vermeldt op de factuur.
  • Indien de reservatie over een particulier event gaat, vragen wij een 1ste voorschot van
    € 750, dat dient betaald te worden binnen 14 dagen na bevestiging van het event en het tekenen van het contract.
  • Indien de reservatie over een particulier event gaat, wordt 2de een voorschotfactuur van 80% van de geraamde kostprijs opgesteld. Deze factuur dient te worden betaald ten laatste 14 dagen voor het geplande event.
  • Alle overige kosten worden na het event gefactureerd.
  • Bij het in gebreke blijven van deze betaling heeft Van der Valk Hotel Beveren NV het recht om het event te annuleren. In dat geval zal de factuur evenwel verschuldigd blijven, onverminderd de hierna vermelde schadevergoeding bij annulatie van het event.
  • Bij verplaatsing van het event naar een andere datum zal het reeds betaalde voorschot gebruikt worden voor de nieuwe boeking.
  • Het facturatieadres dat in het contract vermeldt staat, is bindend voor de factuur. Wijzigingen hiervan kunnen enkel doorgegeven worden voorafgaand aan de evenementen en of overnachtingen.
  • Een intrest van 2% per maand zal zonder voorafgaande aanmaning gerekend worden voor de facturen die niet betaald zijn binnen de 15 dagen na de factuurdatum. Daarenboven is een forfaitaire schadevergoeding van 15% van het openstaande bedrag van de factuur verschuldigd, met een minimum van € 50.00, onverminderd de gerechtskosten en uitvoeringskosten. Alle klachten van welk danige aard ook, dienen op een schriftelijke wijze ons ter kennis worden gebracht binnen de acht dagen na de factuurdatum. Na afloop van deze termijn is protest niet meer ontvankelijk en wordt als niet-bestaande beschouwd.
  • Indien de klant een activiteit heeft georganiseerd in het hotel Van der Valk Hotel Beveren NV en hiervoor beroep heeft gedaan op de faciliteiten van Van der Valk Hotel Beveren NV(waaronder bijv. ter beschikking stelling van hotelkamers) en Van der Valk Hotel Beveren NV op verzoek van de klant, deze faciliteiten/ hotelkamers en aanhorigheden individueel heeft gefactureerd aan één of meerdere (door de klant daartoe aangewezen) deelnemers, dan blijft de klant niettemin samen met de betrokken deelnemers, hoofdelijk en ondeelbaar, de ene bij gebreke aan de andere, gehouden in betaling aan Van der Valk Hotel Beveren NV van alle door de betrokken deelnemers verschuldigde bedragen, zo in hoofdsom, intresten als kosten.

5. Overeenkomsten:

  • Onderhavige reservatie-overeenkomst komt slechts tot stand na aanvaarding en dus ondertekening van het contract. Indien dit niet gebeurt zal Van der Valk Hotel Beveren NV op geen enkel vlak gebonden zijn t.o.v. de klant en of diens deelnemers, en zal Van der Valk Hotel Beveren NV dan ook het recht hebben om het evenement als onbestaand te beschouwen en alle door de klant beoogde kamers en of ruimtes vrij te geven en of ter beschikking te stellen aan derden.
  • Na ondertekening en dus aanvaarding door Van der Valk Hotel Beveren NV, zullen alle verbintenissen tussen partijen uitsluitend door deze overeenkomst worden beheerst, waarbij deze alle voorgaande afspraken tussen partijen zal vervangen.
  • Alle wijzigingen of aanvullingen aan dit contract dienen uitsluitend schriftelijk te gebeuren en door beiden partijen te worden aanvaard. Mondelinge overeenkomsten zullen als niet geldig en onbestaande worden beschouwd.
  • De organisator is zich ten volle bewust van de bovenvermelde voorwaarden, die integraal deel uitmaken van het contract, en aanvaardt deze na te leven.

6. Diversen:

6.1. Verhoging van het aantal deelnemers voor evenementen en diensten

  • Indien de klant minder dan 5 dagen voor de voorziene datum, Van der Valk Hotel Beveren NV informeert omtrent een verhoging van het aantal deelnemers, dan zal het Hotel iedere redelijke inspanning leveren om haar diensten te verlenen aan dit verhoogd aantal, weliswaar zonder dat het Hotel aansprakelijk kan worden gehouden voor de gevolgen, indien zij hier niet of niet volledig in zou slagen.
  • Het exact aantal deelnemers dient in ieder geval steeds ten laatste 3 werkdagen voor het evenement te worden bevestigd.

6.2 Audiovisuele en EDP uitrusting

  • Indien Van der Valk Hotel Beveren NV aan de klant audiovisuele of EDP uitrusting ter beschikking stelt, dan is de klant hiervoor verantwoordelijk voor de volledige duur van het evenement. Hierbij zal de klant - bij gebreke aan enige opmerking onmiddellijk na de terbeschikkingstelling ervan - geacht worden deze uitrusting in goede staat van onderhoud en werking te hebben ontvangen.
  • Indien de klant gebruik maakt van eigen uitrusting en/ of uitrusting die hij bij derden heeft betrokken, dan zal de klant (met uitdrukkelijke uitsluiting van Van der Valk Hotel Beveren NV) hiervoor verantwoordelijk zijn en blijven, voor de volledige duur van het evenement, en desgevallend dan ook de nodige voorzieningen dienen te treffen om beschadiging, diefstal, enz. te vermijden.
  • De klant dient uiterlijk op het einde van het evenement al zijn materialen en uitrusting te verwijderen uit het hotel. Het Hotel zal niet verantwoordelijk kunnen worden gehouden voor materiaal/ uitrusting dat niet tijdig werd weggehaald.

6.3 Gereserveerde conferentiezalen

  • Van der Valk Hotel Beveren NV heeft steeds het recht de activiteiten in een andere zaal/ zalen onder te brengen indien het aantal personen wijzigt of als er een zaal vrijkomt die beter van toepassing is. U wordt hiervan vooraf op de hoogte gesteld.

6.4 Check-in/ Check-out kamers

  • Check-in zal mogelijk zijn vanaf 15:00 uur op de aankomstdatum. Indien de klant/ diens deelnemer aankomt voor dit tijdstip, zal Van der Valk Hotel Beveren NV naar best vermogen en vrijblijvend trachten om de kamer vroeger ter beschikking stellen, zonder dat zij daartoe echter gehouden kan worden.
  • De officiële check-out tijd is 11:00 uur. In geval van laattijdige check-out zal een bijkomende kostprijs verschuldigd zijn. Daarenboven zal de mogelijkheid tot verlenging steeds afhankelijk zijn van de gebeurlijke beschikbaarheid van de kamer en kan deze geenszins worden gegarandeerd.
  • In verband met de legitimatieplicht is het noodzakelijk dat elke gast een geldig paspoort of identiteitsbewijs kan voorleggen bij aankomst.

6.5 Voortijdig vertrek

  • Indien de klant beslist het evenement voortijdig te beëindigen, en of indien de klant/ een deelnemer beslist om de vergaderzalen en of het hotel te verlaten voor het verstrijken van de geboekte vertrekdatum, dan is Van der Valk Hotel Beveren NV gerechtigd om de resterend voorziene/ geboekte dagen en of overnachtingen, incl. de gereserveerde faciliteiten/ aanhorigheden, integraal aan te rekenen tegen het contractueel overeengekomen tarief.

6.6 Tijdschema

  • De klant verbindt er zich uitdrukkelijk toe om zijn evenement te starten en te beëindigen binnen de daartoe contractueel voorziene tijdstippen. Van der Valk Hotel Beveren NV is gerechtigd om alle supplementaire uren of andere uitgaven welke het gevolg zijn van het niet respecteren van dit tijdschema, aan te rekenen aan de klant, welke dit aanvaardt.

6.7 Keuze van het menu

  • De uiteindelijke keuze van het menu en van het programma dient ten laatste 10 dagen voor het evenement aan Van der Valk Hotel Beveren NV te worden medegedeeld. Indien de keuze van het menu door de klant niet werd bevestigd aan het Hotel binnen die tijd, is Van der Valk Hotel Beveren NV gerechtigd om zelf een menukeuze te maken teneinde een optimale voorbereiding van het evenement te kunnen garanderen.
  • Indien de klant minder dan 7 dagen voor het evenement wijzigingen zou doorvoeren in haar keuze van het menu, dan zal Van der Valk Hotel Beveren NV (indien zij er ook in zou slagen om het gewijzigde menu te leveren) de bijkomende kosten die ingevolge deze laattijdige keuze zouden worden veroorzaakt, hiervan mogen aanrekenen aan de klant.

6.8 Bijkomende verzoeken

  • Teneinde Van der Valk Hotel Beveren NV toe te laten om een maximale service te verlenen, dienen alle bijkomende verzoeken reeds te worden vermeld op onderhavig, door de klant ondertekend document.Enkel die specifieke verzoeken, waaraan Van der Valk Hotel Beveren NV aansluitend schriftelijk haar uitdrukkelijk akkoord hecht, zullen deel uitmaken van onderhavige overeenkomst en de verplichtingen van Van der Valk Hotel Beveren NV.

7. Aansprakelijkheid/verzekering:

  • De klant verbindt er zich toe om bij een erkende Belgische verzekeringsonderneming, een verzekering af te sluiten, ter dekking van zijn aansprakelijkheid als organisator tijdens de periode zoals voorzien.
  • Daarenboven dient de klant naar zijn deelnemers toe te voorzien dat deze gehouden zijn om zich behoorlijk te gedragen, overeenkomstig de huisregels van het Hotel.
  • Bij schade, overlast of diefstal kan Van der Valk Hotel Beveren NV de organisator een schadevergoeding aanrekenen.
  • Het is de klant/ haar deelnemers hierbij o.m. verboden om de ter beschikking gestelde ruimtes aan te wenden voor bijeenkomsten welke betrekking hebben op extreme ideologieën en of strekkingen, en of welke rechtstreeks of onrechtstreeks een negatieve impact zouden kunnen hebben op het normale hotelgebeuren, of de rust van de overige hotelgasten zou kunnen verstoren.
  • De klant zal in ieder geval samen met zijn deelnemers, hoofdelijk en ondeelbaar, de ene bij gebreke aan de andere, gehouden zijn om aan Van der Valk Hotel Beveren NV iedere schade of hinder te vergoeden, welke door de deelnemers van de klant wordt veroorzaakt . Tevens zal de klant gehouden zijn om Van der Valk Hotel Beveren NV te vrijwaren voor iedere aanspraak (zowel in hoofdsom, intresten als kosten) welke lastens Van der Valk Hotel Beveren NV zouden worden geformuleerd door één van de andere gasten/ cliënten, ingevolge schade/ hinder welke zij zouden ondervinden ingevolge het evenement en/ of de houding/gedragingen of nalatigheden van de klant of diens deelnemers.
  • Van der Valk Hotel Beveren NV kan in ieder geval nooit, op geen enkele wijze aansprakelijk worden gehouden ingeval van diefstal van of schade aan goederen/ objecten/ etc. die door de Klant of diens deelnemers in het hotel worden bewaard.

8. Ontbinding/ schadevergoeding:

  • Van der Valk Hotel Beveren NV heeft het recht om deze overeenkomst te ontbinden door een eenvoudige schriftelijke kennisgeving aan de klant, organisator, in geval de bovenvermelde voorwaarden niet werden gerespecteerd door de klant. Alsdan zal deze laatste aan Van der Valk Hotel Beveren NV een schadevergoeding verschuldigd zijn gelijk aan 50% van de bedragen welke door de klant zouden verschuldigd zijn geweest, indien de overeenkomst niet zou zijn ontbonden.
  • Wanneer Van der Valk Hotel Beveren NV mocht vaststellen dat zij de kamers/ vergaderzalen/ faciliteiten zoals deze werden gereserveerd door de klant en door Van der Valk Hotel Beveren NV werden aanvaard, niet kan leveren op de daartoe voorziene tijdstip, dan dient het Hotel dit feit zo snel mogelijk aan de klant te melden. Alsdan zal Van der Valk Hotel Beveren NV enkel en alleen gehouden zijn om in gelijk(w)aardige kamers en faciliteiten te voorzien voor de klant, en zulks in het dichtstbijzijnde gelijkwaardige hotel, waarbij Van der Valk Hotel Beveren NV enkel gehouden zal zijn om aan de klant het gebeurlijk prijsverschil te vergoeden, met uitdrukkelijke uitsluiting van iedere andere schadevergoeding of kost.
  • Indien Van der Valk Hotel Beveren NV aan het in de vorige paragraaf vermelde tegemoetkomt, dan zal de klant gehouden zijn om Van der Valk Hotel Beveren NV te vrijwaren voor iedere aanspraak welke gebeurlijk door de deelnemers van de klant zou worden geformuleerd lastens Van der Valk Hotel Beveren NV, ingevolge het niet ter beschikking stellen door deze laatste van de voorziene kamers/ vergaderzalen/ faciliteiten.

9. Brandpreventie en veiligheidsprocedures:

  • Nooduitgangen moeten altijd vrij blijven van obstructies en aanduidingen van hun locatie zichtbaar gelaten worden voor iedereen die de functie bijwoont. Daar waar expliciet vermeld, moeten brand- en nooddeuren steeds gesloten blijven. Niets mag bevestigd worden aan de panieksluitingen, noch mogen materialen vooraf achter de deuren geplaatst worden.
  • Traphallen die dienst doen als vluchtroute moeten vrij gehouden worden van obstructies.
  • Het is verboden ontvlambare, explosieve of gevaarlijke vloeistoffen of producten binnen te brengen in het hotel, alsook om aanpassingen te maken aan bestaande installaties, materialen, meubels of uitrusting daarvan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de hoteldirectie. Indien zulke aanpassingen nodig blijken te zijn dan moet dit schriftelijk en tenminste 30 dagen voor het plaatsvinden van de functie aangevraagd worden aan de hoteldirectie.
  • Gordijnen, muurbekledingen en elk ander decoratief materiaal opgehangen of vastgemaakt aan of tegen muren en plafonds, moet vervaardigd zijn uit tenminste brandvertragend of brandvrij materiaal. Indien deze materialen worden opgehangen in deuropeningen of gangen moeten ze scheiden in het midden en zo worden bevestigd dat ze gemakkelijk opzij getrokken kunnen worden.
  • De elektrische voorzieningen mogen niet overbelast worden.
  • Brandbestrijdingsvoorzieningen mogen niet misbruikt worden.
  • Het rookverbod dient altijd gerespecteerd te worden. Indien de regels hieromtrent niet worden nageleefd zijn wij genoodzaakt een geldboete aan te rekenen.
  • Indien de organisator extern bewakingspersoneel inhuurt voor de functie dan dient de ingehuurde bewakingsonderneming vergund te zijn door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en het personeel daarvan te voldoen aan de wet op de bewakingsondernemingen, beveiligingsondernemingen en interne bewakingsdiensten van 10 april 1999, inzake opleiding. Het aantal, naam en wel of niet bewapend bewakingspersoneel dient vooraf schriftelijk aan de hoteldirectie medegedeeld te worden.

10. Bevoegdheid / wetgeving:

  • Onderhavige overeenkomst wordt uitsluitend beheerst door het Belgische Recht.

11. Privacy:

  • Hier verwijzen we graag door naar onze privacyverklaring op onze website https://www.hotelbeveren.be/privacy
  • Bij het maken van een reservatie in één van onze restaurants of zalen of voor één van onze events geeft u toestemming dat het beeldmateriaal door ons gemaakt, ook door ons gebruikt mag worden na afloop van het event voor onze commerciële doeleinden.